Gestor Documental

Sistema de Gestión Documental (FILES DMS): La Inteligencia Operativa que tu Empresa Necesita

El Gestor Documental de Files Security es una plataforma centralizada para administrar documentos físicos y digitales. Permite almacenar, organizar, consultar y controlar la información de manera segura desde cualquier ubicación.

La solución facilita la gestión documental mediante herramientas que ayudan a ordenar archivos, optimizar procesos de trabajo y mantener un mejor control sobre la documentación de la empresa.

Características Clave e Innovación Tecnológica

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Inteligencia Artificial e Indexación Inteligente

Olvídate de la clasificación manual. Nuestra IA identifica automáticamente el tipo documental y extrae los metadatos clave para organizar la información sin margen de error humano.

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Reconocimiento Óptico (OCR Avanzado)

Transforma imágenes y PDFs no editables en documentos legibles. Encuentra cualquier archivo escribiendo una sola frase, palabra clave o número contenido en el texto.

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Flujos de Trabajo y Automatización

Diseña flujos personalizados para la aprobación y distribución de documentos. Las tareas se asignan automáticamente eliminando los cuellos de botella operativos.

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Firma Electrónica con Sustento Legal

Agiliza cierres con validez jurídica. Tus documentos quedan resguardados bajo estándares que garantizan su autenticidad, integridad y no repudio.

Control, Cumplimiento y Seguridad Absoluta

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Cumplimiento Normativo y Plazos de Conservación Documental

Proteja a su empresa frente a riesgos legales y auditorías. El gestor está diseñado para cumplir estrictamente con las normativas archivísticas y regulaciones vigentes. Permite configurar las tablas de retención y los plazos de conservación documental de forma automatizada, asegurando que cada archivo se resguarde el tiempo exacto que exige la ley y programando su depuración o archivo histórico cuando corresponda.

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Trazabilidad y Auditoría Completa

Sabrás exactamente qué pasa con tu información. El sistema ofrece trazabilidad 360°, registrando un historial de auditoría inalterable. Podrás verificar en tiempo real qué usuario creó, visualizó, editó, descargó o firmó un documento, garantizando la máxima seguridad de la información y previniendo fugas de datos.

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Información Global: Acceso en Cualquier Parte del Mundo

Rompe las barreras geográficas. Nuestra plataforma está optimizada para el acceso web y móvil seguro. Ya sea que tu equipo se encuentre en la oficina central, trabajando de forma remota o en un viaje de negocios al otro lado del mundo, podrá consultar, compartir y gestionar la información de la empresa las 24 horas del día, los 7 días de la semana, bajo estrictos protocolos de encriptación.

Beneficios de Implementar el Gestor Documental DMS de Files Security

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Productividad Inmediata

Reduce hasta en un 80% el tiempo que tu personal dedica a buscar y organizar archivos.

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Reducción de Costos

Disminución drástica en gastos de papel, impresiones, mensajería y almacenamiento físico.

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Seguridad Basada en Roles

Configura permisos específicos para que cada colaborador acceda únicamente a la información que le corresponde.

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Continuidad de Negocio

Protege tu patrimonio documental contra pérdidas físicas, incendios o deterioros gracias al respaldo digital en la nube.

¿Listo para dar el salto hacia una oficina sin papeles e inteligente?

Permite que los expertos de Files Security configuren un ecosistema documental adaptado a las necesidades específicas de tu organización.

Implementa soluciones digitales y lleva el control de tu documentación y procesos administrativos al siguiente nivel.

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Files Security S.A. es una empresa ecuatoriana que cuenta con expertos en Gestión Documental con 22 años de trayectoria.